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Eventos Virtuales

Organizar con éxito un evento virtual

Incluso en estos tiempos de coronavirus y aislamiento social, los eventos virtuales todavía suenan a algo futurista, pero en realidad estos han estado presentes desde 1993, cuando la primera transmisión en vivo del mundo nos trajo imágenes de cámara web.

¿Qué es un evento virtual?

Un evento virtual es cualquier reunión organizada que tiene lugar online o en un medio digital en lugar de en una ubicación física. Estos eventos pueden variar desde pequeñas sesiones de preguntas y respuestas hasta conferencias a gran escala con miles de asistentes. A continuación, se muestra un resumen de los diferentes tipos de eventos comerciales en línea que puede organizar su empresa.

Cómo se organiza un evento virtual

Los eventos virtuales desde que se desató la pandemia en marzo han incrementado exponencialmente.

En mayor medida debido a la necesidad ese tipo de eventos ha recibido de forma espectacular ya que es la única manera en la que actualmente se puede organizar eventos conferencias y ferias.

La pandemia de la COVID-19 ha parado el mundo por completo y  los eventos y la industria de los eventos ha sido una de las más afectadas por la pandemia.

Para organizar un evento virtual hemos de contar con plataformas que nos permitan la interacción de los participantes así como la presentación de conferencias y charlas.

Ese tipo de plataformas ha de contar con una capacidad para albergar vídeo comunicación a nivel masivo ya que algunas de estas conferencias o eventos virtuales pueden llegar a tener  cientos de participantes.

Un evento virtual que sea atractivo de contar con charlas y presentaciones así como ofrecer a sus participantes la posibilidad de interaccionar sin ningún tipo de fricción y de forma sencilla es decir de proponer actividades o aspectos dentro del evento que favorezcan la comunicación y ayudan a romper el hielo entre sus participantes.

Este es uno de los aspectos más importantes ya que la mayor parte de los participantes en eventos virtuales buscan no solo descubrir productos y adquirir conocimiento acerca de ámbitos relacionados con su industria sino que además también buscan hacer networking, desarrollar relaciones profesionales de mutuo beneficio. 

Cuál es la duración ideal de un evento virtual

Dependiendo de las necesidades y los objetivos del evento, la duración puede variar aunque, por lo general,  este tipo de organizaciones caen dentro de tres categorías: 

  1. Eventos cortos de presentación. En estos se introduce un tema del cual se habla de forma específica y sus participantes de la cena tienen la posibilidad de interactuar con el conferenciante y el resto de asistentes. Su duración media está en torno a las dos horas y no debería de superar un máximo de tres horas.
  2. Eventos conferencias. En estos, existen varias presentaciones y los participantes acuden a diferentes prestaciones y al mismo tiempo se les permite la posibilidad de interactuar entre ellos. Con una duración de entre 3 horas y un día. 
  3. Ferias virtuales. Luego estarían las ferias las cuales pueden llegar a durar varios días con múltiples presentaciones.

De cualquier manera la hora y la duración ideal de un evento virtual debería de ser de entre 5 y 10 horas. De esta manera, se ofrece un tiempo suficientemente largo como para ejercer diferentes presentaciones y, al mismo tiempo, espacio a los participantes para interactuar entre ellos.

Dependiendo de sus necesidades su presupuesto y compañía, usted puede organizar cualquiera de estos eventos; si bien es cierto no tiene ninguna experiencia, sería más conveniente empezar con una simple conferencia para ver qué efectividad y rendimiento le retribuye.

Plataformas para organizar eventos virtuales

 Actualmente en el mercado existen múltiples plataformas para organizar eventos virtuales conferencias o charlas posiblemente una de las más conocidas debido a su notable crecimiento durante el año 2020 es la plataforma zoom.

Pero a continuación vamos a discutir varias plataformas sus pros y sus contras y cuál es más conveniente para sus necesidades.

Brella

Esta plataforma está entre las más populares. Te permite medir el nivel de participación de los asistentes. Y además de ofrecer un chat para charlar entre los participantes también te permite enviar notificaciones durante el evento. 

Zoom

Zoom es muy conocida por todos, posiblemente en parte a su gran éxito durante el año 2020, esta  plataforma está perfectamente bien para organizar eventos virtuales con un tamaño de audiencia de aproximadamente 500 personas.

Si su empresa utiliza Zoom como una herramienta de videoconferencia, entonces ya no continuará su búsqueda sobre dónde organizar pequeños eventos virtuales. 

Con Zoom tiene dos formas de eventos virtuales que puede albergar, a saber:

  1. Eventos virtuales interactivos con micrófonos abiertos
  2. Eventos virtuales de tipo webinar donde los participantes tienen que levantar la mano para intervenir 

Hopin

Hopin es una increíble plataforma de eventos virtuales que pone especial énfasis en el desarrollo de relaciones profesionales y networking.  Hopin permite realizar conferencias virtuales y tiene la capacidad de personalizar completamente la plataforma con su marca.

Las sesiones de trabajo en Hopin permiten grandes interacciones personales. Y tiene una dinámica similar a Zoom o Microsoft Teams.

Porqué elegir a Hopin como plataforma para sus eventos virtuales

  1. Amplia capacidad de trabajo en red
  2. Escenario virtual
  3. Backstage virtual donde los organizadores y los oradores se reúnan antes de salir en vivo
  4. Eventos virtuales a gran escala con escenario, sesiones de trabajo y una sala de exhibición de patrocinio
  5. Hasta 2000 asistentes en vivo

ON24

ON24 es conocida por su plataforma de seminarios web. Es una plataforma de webinars ampliamente adoptada por empresas de todo el mundo.Pero ON24 también proporciona una plataforma de eventos virtuales. 

La plataforma funciona mejor si el número de asistentes en vivo no supera las 5000 personas. Para la mayoría de los eventos, esto no debería ser un problema.

ON24 brinda a los asistentes todas las herramientas que necesitan para conectarse en red. La plataforma de eventos virtuales es configurable por un editor WYSIWYG.

De manera similar a su seminario web, la plataforma de eventos también le permite sincronizar datos con sus sistemas de automatización de marketing.

ON24 está invirtiendo activamente en la plataforma y, en un futuro cercano, la plataforma se beneficiará de funciones avanzadas como soporte para múltiples presentadores  e, incluso, lanzarán una aplicación móvil.

Cuándo seleccionar ON24 como plataforma para sus eventos virtuales

  1. Hasta 5000 asistentes
  2. Necesita gamificación
  3. Soporte multilingüe
  4. Salas para grupos pequeños
  5. Amplias capacidades de patrocinio
  6. Necesita una integración de automatización de marketing perfecta
  7. Necesita un amplio soporte para configurar la plataforma de eventos virtuales y las grabaciones de sesiones.

Promoción de eventos virtuales

Para que un evento virtual tenga éxito, es necesario contar no solo con conocidos presentadores y conferenciantes sino también con un nivel de asistencia alto. Para ello, la promoción de diferentes medios para dar a conocer el evento a todo aquellos que les pueda interesar. Las campañas en redes sociales, promoción en medios escritos y la elaboración de lista de marketing de correo electrónico. 

¿Cómo atraer a más participantes a eventos virtuales?

  1. Redes sociales
  2. Email marketing
  3. Publicidad impresa
  4. Patrocinadores
  5. B2B promotores. 
  6. Promotores o comerciales de eventos pueden representar una 

¿Por qué organizar un evento virtual?

  1. Aumentan la red de distancia

Los eventos virtuales no son los más cómodos ya que permiten a sus participantes asistir al evento desde su casa sin tener que desplazarse miles de kilómetros como se siempre se ha dicho tradicionalmente sino que además ofrecen la posibilidad de participar en varios eventos en un mismo día. Para muchos los eventos virtuales no poseen el componente personal que tienen los eventos tradicionales ya que la conexión que se desarrolla cara cara con el individuo no tiene el mismo poder que la conexión que se genera a través del monitores en el mundo Virtual.

  1. Reducen el impacto medioambiental

Los eventos virtuales no solo son una forma más efectiva y posiblemente económica de participar en actividades grupales sino que también puede reducir el carbón footprint ya que elimina la necesidad de viajar.

  1. Coste reducido

Los eventos virtuales son más baratos, no requieren de un espacio físico para albergar a todos los participantes – ahorrando no solo en el alquiler sino también en personal de seguridad y atención al cliente, y cualquier tipo de mobiliario y equipo técnico. 

  1. Captación de información y medición de resultados

Los eventos virtuales al realizarse en plataformas digitales permiten mucho más fácil medir la eficacia, asistencia e interacción de los participantes así como la recopilación de información de contacto y personal de cada uno de ellos.

Por ello muchos comerciales ejecutivos han visto reducida su capacidad de networking enormemente y con ello podemos ver un incremento en la actividad en la red de LinkedIn.Sin embargo, debido a la situación actual no existe otra opción alternativa.

Los eventos virtuales exigen de sus participantes tener una actitud más participativa que los eventos tradicionales.

Ya que la comunicación en grupos reducidos y cara cara se ve afectada y reducida debido al componente Virtual por lo tanto los participantes necesitan romper más el hielo con otros participantes empezar conversaciones grupos e incluso iniciar sus propias charlas o presentaciones cortas para conseguir posiblemente el mismo nivel de interacción que te pueda proporcionar un evento adicional.

Cuál es el futuro de los eventos virtuales

Si bien es cierto que debido a la situación actual es difícil predecir incluso el futuro de cualquier industria en los eventos virtuales podrían llegar a consolidarse como actividades de Networking y adquisición de clientes en el futuro ya que.

Si bien estos no son hasta efectivos como pueden ser los eventos tradicionales si pueden llegar a ser más convenientes debido a que reducen los costes de alquiler de recintos así como el transporte y desplazamiento de los diferentes participantes al mismo tiempo Los eventos virtuales permiten a participantes de cualquier punto del mundo asistir sin tener que desplazarse de su lugar de trabajo o residencia.

Los eventos virtuales no son algo temporal y existen ya desde 1993 gracias a la introducción de internet y plataformas de comunicación digital. Por lo tanto, concluir que los eventos virtuales son una consecuencia temporal para solucionar las restricciones de la pandemia sería precipitado. 

Los eventos virtuales están para quedarse y muchas compañías optarán por organizar este tipo de eventos ya que son más económicos. De hecho, muchos organizan eventos tradicionales y también virtuales para generar más atracción.

Estructura de un evento virtual

Debido a su naturaleza digital, los eventos virtuales reducen relativamente la capacidad de interacción de sus participantes. Por ello, hay que promover acciones para fomentar la participación y estimular la interacción entre los participantes al evento.

Por ello es recomendable introducir, bien sea de forma individual o grupal, a los diferentes participantes al evento virtual. Si esto no fuera posible se debería ofrecer  actividades o aspectos de la plataforma que ofrezcan la posibilidad de romper el hielo a los diferentes participantes para que de esta manera puedan entablar conversaciones y conseguir desarrollar lazos profesionales con otros individuos.

De esta manera se fomenta la interacción con el presentador y también con después de ella ofrecer una ronda de preguntas extensa seguida de la posibilidad de que los diferentes participantes establezcan conversación aquellos individuos que han participado de la ronda de preguntas. De esta manera, se fomenta la interacción con el presentador y también de los participantes entre sí. 

Estadísticas de los eventos virtuales

  1. 45% de los inscritos asisten en directo mientras que el 10% lo hacen en diferido.. (Fuente: Intrado)
  2. El 91% de los encuestados eligió “Mantener a los miembros conectados” como objetivo principal de los eventos virtuales. (Fuente: Wild Apricot)
  3. El 20% del total de asistentes ve eventos virtuales en diferido. (Fuente: Intrado)
  4. El 32% de los encuestados que optaron por no realizar un evento virtual en 2020 lo hicieron porque no podían proporcionar el tipo de valor que sus miembros necesitan en un entorno virtual. (Fuente: Wild Apricot)
  5. El mejor momento para realizar un seminario web es a las 11 a.m. PST (2 p.m. EST) ya que evita la mayoría de los conflictos en las costas de EE. UU. (Fuente: ON24)
  6. Facebook es utilizado por el 52% de los planificadores de eventos para promocionar eventos. (Fuente: EventMB, 2018)
  7. El 27% de los que no organizaron un evento virtual dijeron que fue porque «No sabemos cómo hacer que los participantes asistan a un evento virtual». (Fuente: Wild Apricot)
  8. El 52% de las organizaciones informaron haber visto la misma asistencia o más de la que esperarían en un evento en persona. (Fuente: Wild Apricot)
  9. En 2020, el número de organizaciones que lanzaron eventos virtuales se duplicó. (Fuente: Wild Apricot)

Cuantos eventos virtuales se han organizado desde el comienzo de la pandemia 

Desde el comienzo de la pandemia se han organizado a nivel mundial aproximadamente 52.000 eventos. Un incremento del 1000% en la relación el año anterior. 

Fuentes
  • ON24
  • Wild Apricot
  • Intrado
  • EventMB
https://www.wildapricot.com/blog/virtual-event-statistics

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